Способи удосконалення роботи з GMail

Багато людей використовують електронну пошту GMail. Але чи вмієте ви легко і ефективно використовувати цей сервіс? Навіть стандартна кількість функцій дає можливість працювати швидко та ефективно. А до того ж є багато додаткових сервісів, які можуть суттєво розширити ваші можливості.

Пропоную для вас деякі налаштування, які я спробував і вони мені сподобалися.

1. Користуйтеся мітками

Хто давно користується електронною поштою, знає, що для ефективного використання списку отриманих листів, їх потрібно розкладати в окремі правильні теки як файли у файловій системі. Якщо цього не робити (і не чистити скриньку від застарілого мотлоху), то у Вхідних накопичується стільки всього, що потім "чорт ногу зломить" розбираючись у цьому. А скільки часу може піти на пошук потрібного листа, який наче б то отримали тільки два тижні тому... Але в системі тек є один мінус - листа можна покласти лише в одну з них. А якщо ситуація, коли ваш лист це і "наказ" і "лист з бухгалтерії" (або придумайте свою ситуацію)? Ось тут в пригоді стануть мітки. До листа можна прикріпити кілька міток, розфарбувати їх в різні кольори для наочності, через фільтрацію кріпити їх автоматично до певних листів тощо. А при пошуку відразу знайти листи з потрібною міткою.

2. Активуйте скасування надсилання листа

Інколи буває, що відразу після натискання на кнопку надсилання листа ви розумієте, що забули вказати важливу інформацію або долучити файл. Розуміючи подібні ситуації в Gmail зробили функцію "Скасувати надсилання". Активуйте її в налаштуванні сервісу та вкажіть, на скільки секунд потрібно затримати надсилання листа.

3. Використовуйте функцію "Ігнорувати"

Ця функція знадобиться вам у випадку, коли вам потрібно тимчасово приглушити занадто активного кореспондента. Після її активації всі листи од цього контакту перестають показуватися у теці «Вхідні», але ви в будь-який момент можете знайти їх та переглянути. Для цього потрібно набрати в пошуковому рядку запит label:mute. При бажанні можна знову розблокувати цього користувача.

4. Вивчіть клавіатурні скорочення

Як і багато інших продуктів Google, Gmail має багато зручних комбінацій клавіш, які допоможуть вам швидше виконати потрібну роботу. Ви можете побачити їх всі натиснувши на клавішу із знаком питання на клавіатурі. Виберіть кілька операцій, якими найчастіше користуєтеся, та спробуйте завчити відповідні поєднання клавіш. Це набагато ефективніше, ніж щораз хапатися за мишу.

5. Перегляньте Лабораторію GMail

"Лабораторія" — це спеціальний розділ в налаштуванні поштового сервісу Gmail. Тут зібрано експериментальні функції, які поки що проходять тестування. Можливо ви знайдете ту щось корисне для себе. Я далі я розкажу, що знайшов там я.

5.1. Включіть додаткові теки

Багато людей використовують відразу кілька поштових скриньок, щоб розмежити робочу та особисту кореспонденцію. В цьому випадку зручно перевіряти всі свої скриньки з одного інтерфейсу. Зробити це допоможе функція "Кілька папок "Вхідні", яка буде показувати пошту з кожної підключеної скриньки в окремій теці "Вхідних".

5.2. Використовуйте шаблони для відповідей

Експериментальна функція "Стандартні відповіді" дозволяє швидко відповідати на листи, використовуючи підготовлені шаблони. Це може вам знадобитися у випадку, якщо ви отримуєте багато листів, на які необхідно дати формальну відповідь. Після активації цієї функції ви знайдете шаблони у вікні створення нового листа справа знизу у випадаючому меню. Будь-яку з ваших відповідей можна зберегти як шаблон і використати у майбутньому.

6.  Використовуйте додаткові розширення Chrome

Наступні пункти стосуватимуться тих, хто працює з поштою через оглядач Chrome. Бо це розширення, які ставляться саме в цей застосунок.

6.1. Використовуйте Boomerang для відкладеного написання листів

Якщо ви працюєте з людьми, які мешкають в різних часових зонах, або пишете листа опівночі (а може й запівніч), то Boomerang допоможе відправляти листи саме тоді, коли людина буде перед комп’ютером та зможе їх прочитати. Ви просто пишете своє повідомлення, потім вказуєте час його відсилання, а решту робить цей розумний застосунок.
https://chrome.google.com/webstore/detail/boomerang-for-gmail/mdanidgdpmkimeiiojknlnekblgmpdll

6.2. Перетворіть ваші листи в картки за допомогою Sortd

Для впорядкування ваших листів (і не лише) скористайтеся можливістю розміщувати їх в різних колонках сортуючи за певною ознакою. Наприклад, використайте "Потрібно зробити", "Прослідкувати", "Нагадати пізніше" тощо. Вся інформація в при цьому записується у вигляді окремих карток, які організовані в кілька тематичних колонок. Застосунок Sortd приносить таку організацію робочего простору у ваш Gmail.
https://chrome.google.com/webstore/detail/sortd-smart-skin-for-gmai/aohlfneeliakfcefeffppfplagbccbni

7. Спробуйте врешті Inbox

Новий сервіс від компанії Google покликаний повністю змінити звичний вигляд пошти. Inbox має простіший та зручний інтерфейс, а також ряд передових функцій, які дозволяють автоматизувати роботу пошти. як найпопілярніші необхідно відмітити можливість сховати листи на вказаний період часу та автоматичні відповіді, які створюються за допомогою штучного інтелекту.